Papéis em casa só ocupam espaço, e quando você precisa achar um determinado documento, não encontra. Gastar com móveis de arquivos e pastas suspensas é uma solução, mas 90% dos papéis que circulam pela sua casa podem ser scanneados e jogados fora.
Determinado a fazer isto com a minha montanha de papel, fiz a seguinte escolha: Criar um GED (Gestão Eletrônica de Documentos) caseiro. Que consiste basicamente em copiar eletrônicamente o documento, arquivá-lo e indexá-lo.
1. Copiando
Para copiar, você precisa de um scanner de mesa prático e rápido. Como eu já tenho uma impressora laser, eu não procurei por multi-funcionais, e agora vejo que foi melhor assim. Procurando por modelos de mesa, decidi pelo Canon CanoScan Lide 100. Então segue uma review (análise) sobre o scanner.
1.1. Ficha Técnica
- Tipo de Scanner: Mesa, colorido e monocromático- Tecnologia da Fonte de Luz: LIDE
- Elemento de scaneamento: CIS (Contact Image Sensor)
- Resolução óptica: 4800x2400 dpi
- Modos de Scaneamento: Colorido, Escala de cinza e Preto e Branco
- Tamanho Max. do documento: A4 ou carta
- Prescan: Aprox. 14 segundos
- Software Inclusos: ArcSoft Photo Studio, MP Navigator EX, Solution Menu
- iMac: ArcSoft Photo Studio, MP Navigator EX, Solution Menu
- Interface: USB
- Compatibilidade: Interface Twain
- Fonte de energia: USB
- Consumo de energia: 2,5W em funcionamento
1.2. Pontos Positivos
- Compacto (fino)- Não tem cabo de energia ou fonte externa, ele usa só a energia da USB
- Botões de acesso rápido, que funcionam
- Interface do software de scanner, fácil e rápida
- Tampa com mola, e não solta como nos HP
1.3. Pontos Negativos
- Por separado de um multi-funcional, precisa de espaço na mesa do computador- Identificação de caracteres (OCR) é inferior a outros que já vi
- Precisa de memória RAM, em alguns documento chega a usar 500MB
1.4. O que copiar?
- Propagandas/Folhetos: Aquele anúncio da pizzaria, a propaganda que vem junto com o cartão de crédito, ou o folheto que te entregam no farol.- Boletos/Fatura: Pode ser já pagos ou não. Você também pode escannear ele com a autenticação mecânica.
- Cadernos de escola/faculdade: Este um dos melhores benefícios da digitalização. Um monte de carderno que você nunca iria folear novamente, podem virar PDF que é muito mais fácil de navegar.
- Documentos Oficiais: Vale apena ter uma cópia da certidões, habilitações, etc. Se você perder, ou te roubarem, você tem uma cópia digitalizada.
- Receitas médicas
- Notas Ficais
1.5. Espaço no computador
Claro que você ganhará espaço físico descartando o papel, mas utilizará espaço no seu computador. Então é recomendável ter um bom HD para armazenar os PDFs. Até agora tenho digitalizado 2.000 documentos a um custo de 5GB de disco, média de 2,5MB por documento.1.6. O que mais você precisa saber?
Existe uma trava debaixo do scanner que prende o carro. Necessário para transporte. Não esqueça de destravar antes de usar.2. Arquivando
O lugar onde arquivo meus documentos é o arquivo redondo: LIXO. Recomendo que você também compre um fragmentador de papel. Há documentos financeiros que contém seus dados pessoais de endereço e CPF, que podem ser destruídos antes de ir para o lixo. Até o momento já descartei 2 sacos de 100 litros de papel picado.
A fragmentadora de papel que escolhi foi a Elgin FC-7121.
[foto]
2.1. Pontos Positivos
- Cumpre com seu papel de destruir papéis, rs- Destroi também de CDs e cartão magnéticos (apenas 4 tiras)
- Possui um compartimento apenas para o CD e Cartões Magnéticos, isto é, estes não caem junto com os papéis, dentro do cesto.
2.2. Pontos Negativos
- Faz barulho como toda fragmentadora- O cesto não é tão grande como as concorrentes
- Se esquenta de mais, pára de funcionar até o motor elétrico esfriar
- Cria ruído elétrico em aparelhos como TV e SOM, igual ao secador de cabelo. Então não conecte-a na mesma régua do computador.
2.3. O que mais você precisa saber?
- Contratos assinados ou papéis com valor financeiro, não é para jogar fora. Quando a utilização do documento precisa ser a original, você deve guardá-loOs documentos que se joga fora, são . Comprovantes de
3. Indexando
Indexar significa poder encontrar o documento digitalizado facilmente. Para isto eu recomendo o Google Desktop. Ele é um substituto do Windows Search, padrão no Vista e no SP3 do XP. Ao contrário que muita gente pensa, o Google Desktop não envia nenhuma informação dos seus arquivos para Internet. Na realidade ele um software local, que varre a máquina atrás de arquivos, e cria um índice próprio. Quando você clica 2x o CTRL, aparece um campo de busca. Você digita o que procura, e ele já trás alguns registros rápidos.
Teoricamente, a busca é tão inteligente quando a busca que nós já conhecemos na web. Mas ainda acho que podia ser melhor. Se o OCR do scanner não for bom, é melhor que você nomeie os arquivos e os organize em pastas de uma forma inteligente, usando palavras-chaves. Então o Google Desktop será mais eficiente.
3.1. Pontos Positivos
- Busca eficiente dos seus arquivos como o Google na Web.- Cria CACHE de alguns arquivos, caso você precise recuperar algum texto alterado
- Tem plug-in para o Outlook. Quem usa o Ouulook sabe que o buscador do Outlook é uma droga, este plug-in ajuda procurar e-mails por texto.
- Permite criptografar o índice
3.2. Pontos Negativos
- Deixa a máquina mais lenta (como todo indexador), isto é, lê mais o HD porque está o tempo todo olhando os arquivos e entram e saem do maquina.- Os aditivos do Google Desktop, como barra lateral e campo na barra de tarefas só atrapalham o visual. Retire tudo isto através das preferência, e uso apenas o CTRL duplo quando precisar buscar.
Um comentário:
Interessante a ideia. O custo-benefício da troxa de espaço físico pelo digital é ótimo e faz o processo valer a pena.
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